Att bokföra Shopify kan verka enkelt. Du säljer en produkt, får betalt och bokför intäkten. Men i praktiken är e-handelns flöde i Shopify mycket mer komplext än så. Vi lyfter skillnaderna mellan manuell och automatiserad bokföring och vilka fallgropar vår Shopify-Fortnox integration löser.
Shopifys flöde du behöver ha koll på
Shopifys flöde består av flera olika steg. Utöver din försäljning behöver du även ha koll på transaktionsavgifter och andra eventuella avgifter som tas ut vid varje köp.
Så här ser ett klassiskt Shopifyflöde ut:
- Kunden betalar i din webbutik
- Betalningen går till Shopify
- Shopify drar sina avgifter
- Shopify betalar ut resten till ditt bankkonto
Många missar att pengarna inte går direkt från försäljning till ditt konto, de passerar först genom Shopify där avgifter för affären dras av. Det innebär att den summa du får in på ditt bankkonto består av flera delar att bokföra, inte enbart din försäljning.
Skillnaden mellan manuell och automatiserad bokföring av Shopify
Skillnaden mellan manuell och automatiserad bokföring kan delas upp i två delar.
Den ena delen är hanteringen av bokföringen, som vid manuellt arbete är tidskrävande. Det är lätt att halka efter i redovisningen vilket gör det svårt att komma ihåg alla händelser.
Den andra delen är hur väl bokföringen speglar verkligheten att allt blir korrekt och konsekvent redovisat. När allt bokförs direkt har du alltid full insyn i företagets ekonomi vilket är viktigt när vi ska fatta beslut.
- Manuell bokföring kräver tid, kunskap och det blir ofta eftersläp.
- Automatiserad bokföring gör jobbet åt dig, korrekt och konsekvent samt ger dig realtidsrapporter.
Varför är manuell bokföring av Shopify tidskrävande och komplex?
Vid bokföring av Shopify finns många delar att ta hänsyn till. Det är tidskrävande och det finns många fallgropar på vägen. Vid manuell bokföring behöver du hantera varje del var för sig:
- Orderns försäljningsvärde
- Utgående moms
- Olika momssatser beroende på varor och internationell försäljning
- Kundens betalning av köpet
- Betalnings- och transaktionsavgifter
- Utbetalning från Shopify till ditt företagskonto
- Eventuell valutaväxling vid internationell försäljning
- Olika försäljningskonton
När ett köp har gått igenom i din webbshop hamnar pengarna först på transaktionskontot, Shopify drar sina avgifter, och betalar sedan ut resterande belopp till ditt företagskonto. Det är en viktig sak att ha koll på som många e-handlare missar.
Vanliga fallgropar vid manuell bokföring
Några av de klassiska fallgroparna vi möter vid manuell bokföring:
- Utbetalningar går inte att matcha
- Avgifter bokförs fel eller missas
- Moms blir fel vid olika marknader
- Differenser uppstår vid avstämning
Att börja leta rätt på felet och korrigera det är oftast väldigt tidskrävande.
Automatiserad bokföring, hur fungerar det?
Med Linklabs integration mellan Shopify och Fortnox automatiseras hela flödet. När vi sätter upp integrationen ser vi till att allt är rätt både tekniskt och bokföringsmässigt. Sedan hanterar Linklab automatiskt t.ex. olika försäljningskonton, valutaväxling och olika momssatser, sådana komplexa flöden som är svåra att hålla koll på manuellt.
Ett automatiserat flöde ser ut som följande:
- En order skapas i Shopify. → En faktura bokförs automatiskt i Fortnox (inkl. korrekt moms och valuta)
- Kunden betalar i kassan → Fakturan betalmarkeras och aktuella avgifter bokförs (beroende på betalmetod)
- Shopify gör en utbetalning till ditt konto → Utbetalningen bokförs automatiskt i Fortnox
- Om en kund skulle returnera en order → En kreditfaktura skapas automatiskt och återbetalningen bokförs i Fortnox
- Lagersaldot uppdateras → Lagerförändringar bokförs automatiskt i Fortnox. Ett verifikat skapas tillsammans med en detaljerad PDF-bilaga som visar artikelsaldo, inköpspriser och totalt lagervärde
Vad behöver du göra? Du kan fortsätta fokusera på din affär och tillväxt. Med automatiserad bokföring behöver du inte göra något förrän det är dags för de årliga aktiviteterna såsom bokslut och deklaration.
Sammanfattning manuell vs automatiserad bokföring
| Manuell bokföring | Automatiserad bokföring | |
|---|---|---|
| Tidsåtgång | Hög | Låg |
| Risk för fel | Hög | Låg |
| Avstämning | Manuell | Automatisk |
| Hantering av avgifter | Komplex | Automatisk |
| Skalbarhet | Begränsad | Hög |
| Upptäcka fel | Sker ofta lång tid efter | Upptäcks direkt |
Vill du automatisera din Shopify-Fortnox bokföring?
Vi hjälper dig som e-handlare att koppla Shopify till Fortnox och automatisera hela bokföringsflödet, från order till utbetalning. Vill du veta mer? Kontakta oss så hjälper vi dig!
