Många som startar en Shopify-butik väljer dropshipping för att slippa hantera lager och logistik samtidigt som startkostnaden blir lägre. Det är en smart modell för att komma igång snabbt.
Ur ett redovisningsperspektiv fungerar dropshipping och eget lager på olika sätt, vilket är viktigt att förstå när du ska välja eller byta affärsmodell.
Vad är droppshipping och eget lager?
Eget lager: Du köper in varor från en leverantör, lagrar dem själv och skickar dem till kunden när en order läggs. Du äger varorna från inköpstillfället tills kunden tar emot dem, vilket innebär att du binder kapital i lager.
Dropshipping: Du säljer varor i din butik som du aldrig fysiskt hanterar eller äger. När kunden lägger en order vidarebefordrar du den till din leverantör, som skickar varan direkt till kunden. Du har därför inga lagerkostnader eller lagerinventeringar att hantera.
Dropshipping – så fungerar bokföringen
Med dropshipping äger du aldrig varorna, vilket gör att du inte behöver tänka på lagervärde eller inventeringar.
Det finns inga lagertillgångar att bokföra. Istället bokförs leverantörens faktura direkt som en kostnad för inköp av varor till vidareförsäljning. Det ger ett enklare flöde, men också vissa redovisningsmässiga utmaningar.
Flödet ser ut så här:
- Kunden köper en vara i din Shopify-butik → intäkt bokförs
- Du betalar leverantören → bokförs direkt som kostnad för sålda varor
- Ingen lagerinventering behövs
Viktigt: Vid dropshipping köper du ofta varor från andra länder, ibland utanför EU. Då är det viktigt att ha koll på reglerkring moms, tull och import.
Eget lager – så fungerar bokföringen
Med eget lager har du tillgångar i form av varor. Det innebär att du behöver lagerbokföra och hålla koll på värdet av det du har i lager vid varje given tidpunkt.
Flödet ser ut så här:
- Du köper in varor → bokförs som en lagertillgång, inte direkt som kostnad
- Kunden köper en vara → intäkten bokförs och varans inköpsvärde förs över som kostnad
- Vid bokslutet värderas lagret och eventuella svinn eller skadade varor justeras
Det innebär att du alltid har ett lagervärde i balansräkningen som måste stämma. Det ställer krav på att du håller koll på inköpspriser per artikel, lagersaldo i realtid och att du gör en korrekt lagerinventering vid årets slut.
De tre stora skillnaderna vid redovisningen
1. Lagerkostnader och inköpskostnader
Med eget lager är lagret en tillgång i balansräkningen. När du köper in varor och fyller på lagret blir det därför inte en kostnad direkt. Kostnaden uppstår först när varan säljs.
Med dropshipping finns ingen sådan tillgång. Varje inköp från leverantören bokförs istället direkt som en kostnad. Det gör flödet enklare, men innebär också att leverantörens fakturadatum styr när kostnaden hamnar i redovisningen, inte när försäljningen sker. Det kan skapa periodiseringsfel om man inte håller koll.
Viktigt: Med eget lager behöver du göra en lagerinventering vid bokslutet. Med dropshipping slipper du det, men behöver istället vara noggrann med att kostnader och intäkter hamnar i rätt period.
2. Leverantör utanför Sverige och moms
Om din leverantör finns inom EU och är momsregistrerad gäller vanligtvis reverse charge (omvänd skattskyldighet) vid B2B-inköp. Det innebär att du som köpare redovisar momsen istället för leverantören. Du bokför då normalt både ingående och utgående moms på samma transaktion.
Om leverantören finns utanför EU, exempelvis i Kina via AliExpress eller en agent, blir flödet mer komplext. Då kan tullhantering och importmoms tillkomma för importören när varorna passerar EU gräns.
Du kan läsa mer om det här: https://linklab.se/dropshipping-moms/
Viktigt: Det är viktigt att förstå vem som ansvarar för tull, moms och importavgifter i leveransflödet. Annars riskerar kunden att drabbas av oväntade kostnader.
3. Matcha kostnaden
En grundprincip i redovisningen är att intäkter och kostnader ska matchas i samma period.
Med eget lager sker detta naturligt eftersom varans värde blir en kostnad först när produkten säljs. Med dropshipping kan det däremot uppstå glapp.
Exempel:
En kund betalar i december, men leverantören fakturerar dig först i januari. Då hamnar intäkten i ett räkenskapsår och kostnaden i nästa. Resultatet för det första året ser då bättre ut än det egentligen är.
För mindre verksamheter är det ofta hanterbart, men när ordervolymerna växer kan det skapa missvisande siffror och problem vid bokslut.
När ordervolymerna växer blir automatisering viktig
I början går det ofta att hantera bokföringen manuellt. Men när antalet ordrar ökar blir det snabbt tidskrävande att hålla koll på försäljningar, moms, avgifter och periodiseringar. Det manuella arbetet blir lätt ohållbart och risken för fel ökar i takt med att verksamheten växer.
I ett sådant läge blir automatisering ett effektivt sätt att spara tid och samtidigt säkerställa att bokföringen blir korrekt. Med en integration mellan Shopify och Fortnox kan stora delar av bokföringsflödet automatiseras och den manuella hanteringen minska.
Hur Linklabs integration hjälper till
Linklabs Shopify–Fortnox-integration automatiserar stora delar av bokföringen genom att synka försäljningar, betalningar och orderdata direkt mellan systemen.
För Shopify-handlare innebär det mindre manuell administration och bättre kontroll över bokföringen när verksamheten växer.
Vill du veta mer om hur integrationen fungerar för ditt upplägg? Kontakta oss så tittar vi på det tillsammans.
