Säljer du i flera marknader, tar betalt i olika valutor och använder Shopify Payments? Då har du säkert redan sett att Shopify Payments låter dig aktivera flera så kallade utbetalningsvalutor. Det är ett smart val för internationell försäljning, men för att få full nytta av det behöver du också ta tillvara på Shopifys struktur i bokföringen.
Shopify Payments struktur för flera valutor gör det möjligt att spegla hur pengarna faktiskt rör sig, valuta för valuta, hela vägen till bokslut.
Shopify Payments skapar separata saldon per valuta
När du aktiverar flera utbetalningsvalutor i Shopify Payments skapas separata saldon per valuta. Du kan till exempel ha ett saldo i SEK sida vid sida med ett i EUR och ett i USD. Shopify låter dig dessutom välja i vilken valuta pengarna faktiskt ska betalas ut.
Varje saldo har sin egen balans och växelkurs samt egna inbetalningar, returer och utbetalningar. Trots detta slår många integrationer ihop alla transaktioner oavsett valuta i bokföringen. Det kan fungera vid låga försäljningsvolymer, men så snart volymerna ökar blir skillnaden mellan verkligheten och bokföringen svår att hantera. Oavsett volym krävs dock alltid extra manuellt arbete när allt slås ihop.
När flera valutor bokförs på samma konto uppstår problem
När alla valutor mixas på samma konto blir det svårt att se vad som faktiskt hör till vilken valuta. Avstämningar tar längre tid, valutakurser blir otydliga och valutadifferenser uppstår i onödan. Vid bokslut krävs sedan manuella justeringar för att få siffrorna att gå ihop.
Problemet är inte Shopify, tvärtom så har de skapat rätt förutsättningar. Problemet uppstår när bokföringen inte följer den struktur som Shopify Payments arbetar efter.
Ett 1580-konto per valuta – en bokföring som speglar verkligheten
För att Shopify Payments med flera valutor ska bokföras korrekt behöver samma uppdelning finnas i bokföringen. Varje utbetalningsvaluta ska ha sitt eget konto, precis som i Shopify.
I Linklab skapas därför ett 1580-konto per utbetalningsvaluta i Fortnox. Genom att använda Shopifys befintliga saldouppdelning får varje valuta automatiserat sin egen balans, valutakurs, inbetalningar, returer och utbetalningar.
Ett exempel på kontostruktur kan se ut så här:
- 1580 – Shopify Payments SEK
- 1581 – Shopify Payments EUR
- 1582 – Shopify Payments USD
Det gör bokföringen konsekvent, logisk och lätt att följa.
Rätt valutakurs direkt – inte i efterhand
När varje valuta har sitt eget konto kan varje transaktion bokföras korrekt från början. Utöver det vi redan nämnt bokförs även utbetalningarna från rätt 1580-konto till rätt 1930-konto.
Du slipper därmed gå tillbaka i efterhand för att rätta valutakurser eller dela upp belopp manuellt. Resultatet blir färre valutadifferenser och en bokföring som håller, även vid bokslut där valutakonton behöver omvärderas.
Enklare avstämning varje månad
När varje valuta ligger på sitt eget 1580-konto blir avstämningen enkel. Saldo i Shopify i EUR ska stämma med saldo på 1581, och saldo i USD ska stämma med saldo på 1582. Logiskt!
Ingen blandning av valutor. Inga gissningar. Ingen manuell uppdelning i efterhand. Det sparar tid och minskar risken för fel både för dig och din redovisningskonsult.
Säljer du mycket i en viss valuta? Undvik onödiga växlingskostnader
Företag som säljer mycket i exempelvis USA eller euroområdet väljer ofta att ta emot utbetalningar i USD eller EUR och ha motsvarande valutakonto hos banken. På så sätt undviks dubbel växling, extra bankavgifter och onödiga marginalpåslag på växelkursen.
När bokföringen redan är uppdelad per valuta blir denna struktur enkel att hantera och ger bättre kontroll över både kassaflöde och marginaler.
Få integrationer hanterar Shopify Payments utbetalningsvalutor korrekt
Att hantera flera utbetalningsvalutor är mer komplext än att bara föra över en klumpsumma till bokföringen. Det kräver separat kontologik, korrekt avstämning per valuta och rätt valutakurs på varje enskild transaktion, inklusive inbetalningar och returer. På Linklab ser vi värdet i att automatisera detta steg och har från början byggt in ett korrekt flöde för Shopify Payments med flera utbetalningsvalutor.
Vill du veta mer? Kontakta oss så hjälper vi dig!
